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Entro fine anno - annuncia una nota comunale - il ritorno di anagrafe e stato civile in piazza Biade e lo spostamento, all'ex Forum center che si affaccia su piazza dei Signori, di Infodesk e Urp. Entro febbraio 2019 la ridistribuzione del settore Tributi negli spazi di viale Torino. Entro dicembre 2019 la destinazione degli spazi rimasti liberi ad altre realtà, in primo luogo pubbliche, privilegiando soluzioni che garantiscano entrate economiche o minori spesa per il Comune.

E' questa la serrata tabella di marcia decisa questa mattina dalla giunta comunale per risolvere la questione “Front office di viale Torino”, preso atto di una dettagliata relazione presentata dal direttore generale Gabriele Verza dopo aver analizzato gli atti amministrativi propedeutici all’istituzione del Front office, visitato il centro di viale Torino, sentito i dirigenti dei settori interessati al trasloco, ascoltato le rappresentanze sindacali del personale dipendente.

“La passata amministrazione – ha commento il sindaco Francesco Rucco, affiancato dallo stesso direttore generale Gabriele Verza, dall'assessore alle risorse umane Valeria Porelli e alla trasparenza con delega al patrimonio Isabella Dotto che hanno seguito la problematica - aveva elaborato un progetto che poteva avere anche degli aspetti positivi, ma poi lo ha completamente snaturato, realizzandone in fretta e furia un altro totalmente diverso. Ciò ha generato il caos tra dipendenti e cittadini e lo svuotamento del centro storico, senza nemmeno raggiungere l'obiettivo di riqualificare un'area che rimane profondamente degradata. E adesso tocca a noi porre rimedio a questa operazione riuscita davvero male”.

Come ha ricostruito il direttore generale, il Front office di viale Torino “nasceva come primo step di un progetto che non è mai stato realizzato e che non era neppure realizzabile. L’obiettivo della precedente amministrazione che l’ha voluto era offrire ai cittadini un punto unico di erogazione dei servizi con personale polivalente a disposizione dell’utenza, mettendo in collegamento, pur se separati, front office e back office, in un’area che avrebbe dovuto ospitare il nuovo municipio”.

Per far questo, la passata amministrazione ha investito 1.500.000 euro per rendere utilizzabili i primi due piani dell’edificio di viale Torino e 30 mila euro per l’acquisizione dalla società Maggioli di un servizio di supporto formativo del personale e della strutturazione di Front office con Infodesk. Secondo questo modello, l’Infodesk avrebbe dovuto gestire le pratiche in tempi medi da 3 a 5 minuti, mentre il front office da 20 a 30 minuti.

Nel marzo del 2018, quando si avvicinava la fine del mandato, l’amministrazione ha velocizzato i tempi del trasferimento, snaturando la bontà del progetto: è stata selezionata solamente una parte degli uffici da spostare; sono stati allontanati gli uffici dalla sede comunale centrale, abbandonando il progetto del nuovo municipio in viale Torino; è stata creata confusione tra front office e back office; non è stata fornita adeguata formazione al personale.

“Il risultato – ha ricordato il sindaco - , è stato il caos più totale. Dai tempi di attesa di parecchie ore all'affollamento di una sala d’attesa inadeguata, dalla commistione del personale di front office e back office fino alla mancanza di privacy per gli utenti e alla percezione di assoluta disorganizzazione”.

“Questa - ha proseguito il sindaco - è la situazione che abbiamo trovato al nostro arrivo, con i cittadini arrabbiati e il personale infuriato. Con un progetto nato per essere faraonico (lo spostamento del municipio in viale Torino) e risoltosi con lo spostamento di un pugno di uffici, peraltro strategici per la cittadinanza. A dire il vero questo non è l’unico grande progetto non realizzato della precedente amministrazione, ma è di certo quello che ha creato maggiori disagi. Con delle premesse, peraltro, a nostro avviso sbagliate, che erano la riqualificazione dell’area di viale Torino occupandola con uffici comunali. Noi partiamo da premesse diverse: un’area degradata va messa sotto controllo, con il potenziamento della presenza delle forze dell’ordine, con interventi mirati che allontanino i malavitosi e facciano invece sentire più sicuri i cittadini. Certo, un percorso più difficile, che richiede decisione, pazienza, collaborazione con le forze dell’ordine, ma che, come stiamo vedendo su Campo Marzo, porta risultati”.

Due, nelle conclusioni del direttore generale, sono state le maggiori criticità riscontrate su quanto realizzato in viale Torino: l'inidoneità della struttura ad erogare il servizio e la non attuazione del modello organizzativo innovativo progettato con Maggioli.

Nel dettaglio, l’Infodesk non è risultato in grado di fare fattivamente da filtro alle richieste degli utenti; gli spazi, la logistica, la stessa disposizione degli arredi creano disservizi all’utenza e disagio al personale; il personale non è stato adeguatamente formato, con frequenti commistioni e sovrapposizioni tra front office e back office; l'allungamento dei tempi necessari all’evasione dei procedimenti (dai 20 minuti previsti alle tante ore della realtà).

Il Front office, così come ideato dall’amministrazione comunale, si è rivelato nelle parole del direttore generale Verza una “affascinante, ma irrealizzabile suggestione”.

“Poiché – è la sua conclusione accolta in toto dalla giunta Rucco - è da escludere che possano in futuro venire a sussistere i presupposti per garantire l’attivazione a pieno regime del Front office, è necessario ritornare a modalità di erogazione dei servizi compatibili con le attuali possibilità e la configurazione organizzativa della struttura comunale”.

Di qui la decisione, formalizzata questa mattina, di riportare anagrafe e stato civile dov'erano in piazza Biade, con a fianco un servizio informativo su tutta l'attività comunale offerto dal personale di Infodesk e Urp, opportunamente formato. Lo spostamento lascerà in viale Torino più spazio al settore Tributi e alcuni ambienti per servizi compatibili con la struttura.