Anagrafe, addio all'archivio cartaceo
Sabato 8 Maggio 2010 alle 00:31 | non commentabile
Comune di Vicenza - Entro il 2010 ricerche storiche più veloci grazie all'informatica
Schedari rotanti e faldoni a scaffale, addio.
Da luglio l'archivio dell'anagrafe di piazza Biade sarà informatizzato.
L'annuncio è stato dato questa mattina dall'assessore ai servizi demografici, Tommaso Ruggeri, nella sala di Palazzo degli Uffici dove da pochi giorni è iniziato il grosso lavoro di scansione dei 421.500 documenti cartacei, tra cartellini individuali e schede famiglia, relativi alla popolazione del Comune di Vicenza dal 1929 al 2007.
Fu proprio tre anni fa, infatti, che l'ufficio anagrafe abbandonò l'aggiornamento sul cartaceo, con la necessità però di caricare tutto l'archivio precedente nel software di gestione dei dati già in uso, costituito da cartoncini tra loro anche molto diversi per grammatura, colore, timbri, presenza o meno di nastro adesivo e graffette per contrastarne il deperimento, ma anche e soprattutto diversi tra loro per mezzo di scrittura e calligrafia: basti pensare che in 80 anni si è passati dalla penna ad inchiostro alla stampante, passando per la matita copiativa e la macchina da scrivere.
Di qui la necessità di affidare ad una ditta specializzata l'imponente lavoro di informatizzazione dei cartellini. Ad aggiudicarsi la gara su sette ditte concorrenti è stata così la Infracom It Spa di Padova per 78 mila euro, che si è impegnata a completare il progetto in tre mesi, anche se il sistema entrerà a regime solo dopo il periodo di formazione degli addetti.
"Prevediamo di inaugurare il nuovo sistema entro l'anno - ha dichiarato l'assessore Ruggeri -. Questa soluzione, in cui la tecnologia diventa essenziale per migliorare il servizio ai cittadini, si inserisce in un'operazione più vasta di innovazione tecnologica a cui il Comune di Vicenza sta lavorando, come il progetto sui flussi documentali della segreteria generale, con l'abbandono del cartaceo grazie all'introduzione della firma digitale, la confluenza automatica degli atti nell'albo pretorio informatico e la recente pubblicazione della nuova intranet con tecnologia open source".
Il prodotto finale del processo di informatizzazione sarà un archivio indicizzato di immagini inalterabili e di alta qualità , integrato con l'attuale piattaforma software in uso nell'ufficio anagrafe, che consentirà agli addetti - anche a quelli delle sedi comunali decentrate - di effettuare le ricerche storiche direttamente a video e dalla propria postazione, senza bisogno quindi di recarsi nell'area dell'archivio cartaceo per cercare la scheda di interesse, recuperare l'informazione e riporre la scheda nella giusta collocazione. Di conseguenza il servizio risulterà più rapido, semplice, puntuale ed efficiente, senza contare che le due torri presenti nel backoffice di piazza Biade, che contengono i voluminosi archivi rotanti, potranno essere spostate, recuperando così spazio utile per una migliore organizzazione degli uffici. Fondamentale in questa prima fase del progetto è il controllo della qualità delle immagini, che, attraverso due scanner, riproducono come in una fotografia i cartellini e i dati contenuti: ad esempio, per quelli individuali, cognome, nome, data di nascita, sesso, numero foglio famiglia. Le informazioni devono infatti conservare la leggibilità dell'originale e ogni immagine deve essere indicizzata, cioè deve essere associata alla relativa posizione anagrafica già presente nell'archivio elettronico.
Gli oltre 420 mila cartellini, alla fine - che occuperanno 30 gigabyte di spazio su un disco utilizzato in linea e in condivisione tra più utenti -, per legge dovranno comunque essere archiviati e si calcola che possano occupare una stanza di almeno 25 metri quadrati.
